Die E-Rechnung kommt!
Alles, was Sie jetzt wissen müssen

Die „digitale Revolution“ betrifft ausschließlich Unternehmer im Sinne des § 2 UStG, da nur diese zur Ausstellung ordnungsmäßiger Rechnungen im Sinne des § 14 ff. UStG verpflichtet sind und für sie auch ggf. der Vorsteuerabzug von Bedeutung ist.

Von der neuen Regelung sind alle im Inland ansässigen Unternehmer betroffen. Das sind solche, die in Deutschland ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung, ihre Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist, oder in Ermangelung eines Sitzes ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt haben.

Ab dem 01.01.2025 sind alle im Inland ansässigen Unternehmen dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Sobald also Sie eine Miet-, Wasser- oder Telefonrechnungen als ein Unternehmer erhalten, sind Sie von der Gesetzesänderung betroffen. Anders als beim Ausstellen der Rechnungen gibt es hierfür keine Übergangsphase. Der Rechnungsempfänger hat ab dem neuen Jahr keinen Anspruch auf eine alternative Rechnung.

Aus Sicht des Gesetzgebers ist es ausreichend, wenn der Leistungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt, an das E-Rechnungen versendet werden können. Ein gesondertes E-Mail-Postfach ist nicht erforderlich. Alternative Kommunikationswege sind zulässig, wenn sie unter den beteiligten Unternehmen so vereinbart werden.

Die Eingangsrechnung muss aber noch in der Finanzbuchhaltung erfasst und auch bezahlt werden. Das erfordert wiederum das Vorhandensein eines Programms, das die E-Rechnung lesen und bearbeiten kann. Dafür reicht das Postfach alleine nicht.

Deswegen sollten Sie rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, die gewährleisten, dass die erhaltenen E-Rechnungen „gelesen“ und folglich auch buchhalterisch erfasst und beglichen werden können.

Die Ausstellungspflicht (vorläufig gelten noch Übergangsregelungen) für E-Rechnungen gilt ausschließlich für Geschäfte zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen (sog. B2B-Geschäfte). Betroffen sind somit auch:

• Vermieter, die an andere Unternehmen vermieten und
• Unternehmer, die Leistungen nach § 13b UStG ausführen.

Das bedeutet, dass auch Barverkäufe, Vermietungsrechnungen bzw. Vermietungsverträge, Gutscheine und Bewirtungsrechnungen von der E-Rechnung betroffen sind.

Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt nicht für folgende Fälle:

• Leistungen an ein im Ausland ansässiges Unternehmen
• Leistungen an Privatpersonen
• Leistungen der Kleinunternehmer
• Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 € sowie
• Fahrkartenverkäufe

Die Rechnungen und der Umgang mit ihnen muss selbstverständlich weiterhin den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Regeln wie die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit müssen beachtet werden, was wiederum Aufgaben zur aussagekräftigen und vollständigen Verfahrensdokumentation mit sich bringt. Auch die Unveränderbarkeit der E-Rechnungen muss sichergestellt werden.

Die Missachtung dieser Regelungen kann dazu führen, dass Rechnungen nicht anerkannt werden. Möglicherweise erlaubt die Finanzbehörde dann keinen Vorsteuerabzug aus diesen Rechnungen oder setzt auf steuerliche Schätzungen wegen formell nicht ordnungsgemäßer Buchführung. Der Vorsteuerabzug kann insbesondere dann versagt werden, wenn Rechnungen trotz einer Verpflichtung zum elektronischen Format nicht als E-Rechnung, sondern lediglich im PDF-Format ausgestellt werden.

Bereits im Jahr 2014 hat das Europäische Parlament die Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen veröffentlicht (EU-Richtlinie 2014/55/EU). Nun werden E-Rechnungen auch im privaten Sektor eingeführt. Ziel ist die künftige Schaffung eines EU-weiten Meldesystems (sog. ViDA System: „VAT in the Digital Age“), das der europaweiten Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs dienen sollte. Es ist damit zu rechnen, dass die bisherige Einschränkung der E-Rechnungen auf die nationalen Geschäfte zukünftig auf grenzüberschreitende Fälle ausgeweitet wird. Dadurch wird bspw. die Zusammenfassende Meldung überflüssig und durch die transaktionalen Meldepflichten ersetzt (also Meldungen pro Transaktion).