Nadchodzi e-faktura!
Wszystko, co trzeba wiedzieć już teraz

„Cyfrowa rewolucja” dotyczy wyłącznie przedsiębiorców w rozumieniu § 2 UStG (ustawy o VAT), ponieważ tylko oni mają obowiązek wystawiania prawidłowych faktur w rozumieniu § 14 i nast. UStG (ustawy o VAT) i dla nich istotne jest też ewentualne odliczenie podatku naliczonego.

Nowe przepisy dotyczą wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność z terenu Niemiec. Są to ci, którzy w Niemczech mają swoją siedzibę, miejsce zarządu, zakład uczestniczący w sprzedaży lub w przypadku braku siedziby, miejsce zamieszkania lub zwykłego pobytu.

Od 01.01.2025 wszystkie przedsiębiorstwa prowadzące działalność z terenu Niemiec są zobowiązane do tego, aby móc odbierać e-faktury. Jeżeli zatem jako przedsiębiorca otrzymują Państwo faktury za czynsz, wodę lub telefon, wówczas zmiana prawa dotyczy również Państwa. W przeciwieństwie do wystawiania faktur, nie ma tutaj okresu przejściowego. Od nowego roku odbiorca faktury nie może żądać alternatywnej faktury.

Z punktu widzenia ustawodawcy wystarczy, jeżeli odbiorca usługi udostępni skrzynkę mailową, na którą będzie można przesyłać e-faktury. Nie jest wymagana odrębna skrzynka mailowa. Alternatywne drogi komunikacji są dozwolone, jeżeli uczestniczące w tym przedsiębiorstwa tak uzgodnią.

Fakturę przychodzącą trzeba jednak jeszcze zapłacić i ująć w księgowości finansowej. To z kolei wymaga posiadania programu, który umożliwi odczytywanie i przetwarzanie e-faktury. Sama skrzynka pocztowa do tego nie wystarczy.

Z tego powodu powinni Państwo odpowiednio wcześnie podjąć działania, które zapewnią, że otrzymane e-faktury będą mogły zostać „odczytane”, a następnie ujęte w księgowości i zapłacone.

Obowiązek wystawiania e-faktur (obecnie obowiązują przepisy przejściowe) dotyczy wyłącznie transakcji między dwoma przedsiębiorstwami prowadzącymi działalność z terenu Niemiec (tzw. transakcji B2B). Dotyczy to zatem również:

• wynajmujących, którzy świadczą usługi wynajmu dla innych przedsiębiorstw oraz
• przedsiębiorców świadczących usługi na podstawie § 13b UStG (ustawy o VAT).

Oznacza to, że e-faktury obejmują również sprzedaż gotówkową, faktury za wynajem wzgl. umowy najmu, vouchery i rozliczenia z tytułu ugoszczenia (tzw. „Bewirtungsbelege“).

Obowiązek wystawiania e-faktur nie obowiązuje w następujących przypadkach:

• usługi dla przedsiębiorstw prowadzących działalność spoza terenu Niemiec (np. z Polski)
• usługi dla osób prywatnych
• usługi małych przedsiębiorstw (tzw. „Kleinunternehmer“)
• sprzedaż zwolniona z opodatkowania na podstawie § 4 pkt. 8 do 29 UStG (ustawy o VAT)
• faktury opiewające na małe kwoty poniżej 250 € (tzw. „Kleinbetragsrechnungen“) oraz
• sprzedaż biletów komunikacyjnych

Faktury i ich obsługa muszą oczywiście nadal być zgodne z zasadami prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, ewidencji i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych (GoBD). Należy przestrzegać zasad takich jak zasada identyfikowalności i weryfikowalności, co z kolei pociąga za sobą obowiązki związane z wiarygodną i kompletną dokumentacją procesu. Należy również zapewnić niezmienność e-faktur.

Nieprzestrzeganie tych przepisów może spowodować, że faktury nie zostaną uznane. W takim przypadku organy podatkowe mogą nie zezwolić na odliczanie podatku naliczonego z tych faktur lub dokonać podatkowego oszacowania z powodu formalnie nieprawidłowego prowadzenia księgowości. Odmowa odliczenia podatku naliczonego może zostać wydana w szczególności w przypadku, gdy faktury mimo obowiązku stosowania formatu elektronicznego nie zostaną wystawiane w formie e-faktury, a jedynie w formacie PDF.

Już w roku 2014 Parlament Europejski opublikował dyrektywę w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych (dyrektywa 2014/55/UE). Teraz e-faktury są również wprowadzane w sektorze prywatnym. Celem jest utworzenie w przyszłości unijnego systemu raportowania (tzw. system ViDA: „VAT in Digital Age”), który ma służyć zwalczaniu oszustw w zakresie podatku VAT w całej Europie. Należy się spodziewać, że dotychczasowe ograniczenie e-faktur do transakcji krajowych zostanie w przyszłości rozszerzone na transakcje transgraniczne.

W rezultacie np. informacja podsumowująca (tzw. „Zusammenfassende Meldung“) stanie się zbędna i zostanie zastąpiona obowiązkami w zakresie sprawozdawczości transakcyjnej (tj. raportami dotyczącymi poszczególnych transakcji).